El cálculo de la productividad de los empleados es una valiosa herramienta para evaluar el rendimiento que puede ayudar a los empleadores a saber quiénes son los que más se esfuerzan y quiénes son los que no están rindiendo al máximo. También puede ayudar a los empleadores a detectar quiénes corren el riesgo del agotamiento (ya que ser 100% productivo todo el tiempo es imposible) o a detectar otras situaciones potencialmente problemáticas y prevenirlas antes de que se agraven. Los cálculos de productividad también pueden servir para optimizar los flujos de trabajo y mejorar los procesos.

La forma más sencilla de calcular la productividad de un empleado es emplear una herramienta de seguimiento del tiempo como DeskTime para registrar sus actividades y contar el tiempo que dedica a aplicaciones y sitios web específicos. DeskTime le permite asignar un estado de productividad (productivo, improductivo o neutral) a cada aplicación y URL que visiten sus empleados. El tiempo dedicado a las aplicaciones/URL productivas se expresa como un porcentaje en comparación con el tiempo total que estuvieron trabajando ese día.

DeskTime calcula la productividad y eficacia de los empleados asignando un nivel de productividad a cada aplicación y URL que su equipo utiliza a lo largo del día (los niveles se pueden cambiar, el predeterminado es neutral). Luego, a medida que la aplicación DeskTime rastrea los sitios web y las aplicaciones que visitan los trabajadores, el tiempo dedicado a cada una se convierte en productivo, improductivo o neutral. De este modo, la productividad se convierte en el tiempo dedicado a las aplicaciones/URL productivas dividido por el tiempo total dedicado al ordenador y expresado en porcentaje. Por otra parte, la eficacia es el tiempo productivo dividido por el número mínimo de horas que deben trabajar los empleados y expresado en porcentaje. Esto significa que el porcentaje de eficacia empieza siendo bajo cuando comienza el turno y aumenta progresivamente a medida que los empleados van acumulando el número de horas necesarias para la jornada.

Puede medir la productividad del equipo midiendo la productividad de cada empleado y calculando después el promedio del equipo basándose en esas cifras. Si utiliza DeskTime, la productividad promedia del equipo se calcula automáticamente y es accesible para los administradores y propietarios de cuentas en la sección Panel de control. Ahí podrá ver un resumen de la jornada de toda la empresa (incluidas las ausencias, los empleados que llegan tarde, los empleados más productivos y los más improductivos, etc.). También es posible filtrar la información por equipos para profundizar en las estadísticas de cada departamento.

La productividad se puede ver afectada por factores externos, como el entorno en el que trabaja, e internos, por ejemplo, cómo se encuentra en un momento concreto. La multitarea, la interrupción del flujo de trabajo, un entorno con mucho ruido y otros factores que pueden desconcentrarnos disminuyen la productividad. Una vez que nos distraemos, recuperar la atención puede llevarnos bastante tiempo. Mientras tanto, su estado de ánimo durante el día también puede afectar a su productividad: si está estresado por una exposición importante que tiene que hacer ese día, probablemente se le dificultará prestar atención a otras tareas. Además, todos somos humanos, y los acontecimientos de nuestras vidas privadas también afectan a nuestro estado de ánimo y, por tanto, a nuestra productividad en el trabajo.

DeskTime mide y calcula la productividad de varias formas, pero el punto de partida para cada métrica es el nivel de productividad asignado a las aplicaciones y URL que sus empleados usan a lo largo del día. La productividad se expresa entonces como un porcentaje del tiempo dedicado a sitios web/aplicaciones productivas dividido por el tiempo total dedicado al trabajo ese día. En el panel de control, también puede ver el porcentaje de improductividad de los miembros de su equipo. Mientras tanto, la eficacia es otra métrica que puede analizar: la cantidad de tiempo productivo del día dividido por las horas mínimas que deben trabajar los empleados. Al principio de la jornada, este porcentaje es 0% y aumenta a medida que los empleados acumulan más tiempo productivo mientras trabajan.

No existe un determinado porcentaje de productividad que se considere generalmente óptimo, ya que el cálculo depende de la configuración de cada equipo y de cada cuenta. Por eso, cuando empiece a emplear DeskTime, tendrá que determinar el punto de referencia de su equipo, en función de los sitios web y aplicaciones que cuentan como productivas e improductivas. No olvide que también es una buena idea personalizar los niveles de productividad entre equipos: las redes sociales, por ejemplo, serán improductivas para la mayoría de los departamentos, pero el equipo de marketing puede que necesite dedicarles tiempo por motivos laborales. Así que para asegurarse de que sus estadísticas de productividad no están sesgadas de forma injusta, personalice los ajustes entre equipos.